一、定義階段
1.項目背景
《信用管理制度》規(guī)定,對于超信用出庫應(yīng)嚴(yán)格控制,未經(jīng)審批不得出庫;
審批流程在OA中完成。
2.問題描述
無紙化審批;
每個流程需要7-8個審批節(jié)點(diǎn);
對于著急發(fā)貨,但不滿足信用條件的訂單,無法及時出庫。
業(yè)務(wù)員提出“信用解凍流程”審批節(jié)點(diǎn)過多、速度較慢,超過業(yè)務(wù)員預(yù)計解凍時間,導(dǎo)致發(fā)貨時間滯后。
3.指標(biāo)定義
Y的定義
Y=信用解凍平均耗時
Y1=銷售部(純銷)信用解凍平均耗時
Y2=藥品分銷部信用解凍平均耗時
Y3=疫苗部信用解凍平均耗時
指標(biāo)計算
起點(diǎn):業(yè)務(wù)員提交信用解凍申請;
終點(diǎn):審批流結(jié)束并歸檔(含非工作日時間)
4.項目范圍
涉及部門:銷售部(純銷)、藥品分銷部、疫苗部、財務(wù)部,總經(jīng)辦;
涉及流程: OA中“信用解凍審批流程”。
5.項目目標(biāo)及收益
項目目標(biāo)
梳理和優(yōu)化現(xiàn)有信用解凍審批流程;
分析和尋找解凍耗時的原因;
縮短信用解凍平均時間。
項目收益
風(fēng)險可控前提下,縮短下訂單時間節(jié)
盡早發(fā)貨
提高客戶滿意度
二、測量階段
1.各部門超信用解凍筆數(shù)統(tǒng)計
2.各節(jié)點(diǎn)平均耗時統(tǒng)計
銷售部(純銷)
疫苗部
藥品分銷部
3.重復(fù)審批訂單與總超信用訂單數(shù)量對比圖
重復(fù)審批訂單:因?yàn)橥怀庞迷蚨罅刻嘏鰩斓挠唵危?br />
重復(fù)審批訂單數(shù)量占比=當(dāng)月同一原因特批的訂單數(shù)量/當(dāng)月特批總訂單數(shù)量。
三、分析階段
1.重復(fù)審批
因?yàn)榘l(fā)票金額限制,單筆訂單金額必須小于等于117萬,導(dǎo)致拆單;
在一期間內(nèi),因同一超信用原因而大量多次特批發(fā)貨的訂單。
2.審批不及時
審批人員外出辦公或開會,未授權(quán);
審批人員長時間未關(guān)注審批,導(dǎo)致審批滯后。
3.審批節(jié)點(diǎn)多
每筆流程需要經(jīng)過7或8個審批節(jié)點(diǎn);
僅對“總經(jīng)理”處節(jié)點(diǎn)做了分流。
四、改進(jìn)階段
1.重復(fù)審批——提前申請臨時額度和賬期
增加新的流程:“客戶臨時額度及賬期申請流程”;
大量發(fā)貨前申請;
逐級審批;
在一定期間內(nèi)增加臨時額度及賬期;
到期后自動恢復(fù)原額度和原賬期;
跟蹤回款承諾時間。
2.審批節(jié)點(diǎn)多——風(fēng)險可控的前提下適度授權(quán)
按風(fēng)險級別細(xì)分客戶等級;
審批權(quán)限的授權(quán);
風(fēng)險點(diǎn)的控制。
總經(jīng)理節(jié)點(diǎn)優(yōu)化前后對比:
主管副總及財務(wù)總監(jiān)節(jié)點(diǎn)優(yōu)化前后對比:
3.審批不及時——縮短每個審批節(jié)點(diǎn)的審批時間
及時授權(quán);
增加超時提醒功能:短信提醒、郵件提醒、抄上級領(lǐng)導(dǎo);
整理各部門節(jié)點(diǎn)耗時情況,并下發(fā)。
五、控制階段
改善效果
改善措施自2014年11月1日起開始實(shí)施,故選取14年11月—15年1月信用解凍數(shù)據(jù),改善后效果如下:
標(biāo)準(zhǔn)化——《信用管理制度》
增加臨時額度及臨時賬期的管理
審批流程及權(quán)限的調(diào)整
客戶等級劃分的調(diào)整